Ao pensar em mapeamento de processos, vale lembrar dos famosos mapas do tesouro, muito presentes em fábulas e contos. Pois, assim como os mapas das histórias, no mundo dos negócios, essa estratégia indica um caminho a ser trilhado e permite grandes aprendizados, uma vez que pode reduzir gargalos e aumentar a eficiência da organização. Mas, afinal, o que é e como fazer um mapeamento de processos?

O que é mapeamento de processos?

Trata-se de uma prática de governança empresarial com o objetivo de levantar, analisar e diagramar todas as etapas de determinada atividade, incluindo seus profissionais e as ferramentas envolvidas no processo de trabalho.

De acordo com a plataforma Lucidchart, existem vários tipos de mapas de processos, como o Mapa de Processo de Atividade; Mapa de Processo Detalhado; Mapa de Documentos; Mapa de Processo de Alto Nível; e outros mais. 

Essa prática pode ser aplicada em diversos segmentos e modelos de negócios. Em geral, consolida pontos-chave para o funcionamento de uma empresa. E quanto maior for a clareza e a consciência sobre os processos, maior é a possibilidade de aprimorar as etapas e abrir espaço para a inovação. 

Qual é o objetivo do mapeamento de processos

O mapeamento de processos está diretamente ligado à eficiência das empresas. Dessa forma, um dos grandes benefícios é a redução de desperdícios e tempos ociosos, pois o levantamento agiliza os processos de trabalho e comunicação. Outra grande vantagem tem relação com a possibilidade de traduzir em fluxos e gráficos os modelos complexos de trabalho. Entenda como aplicar essa técnica em sua empresa:

Como mapear processos de uma empresa

A técnica para mapear processos é, como o nome já indica, processual. Ao iniciá-la, é importante respeitar o fluxo de trabalho da empresa e seguir etapa por etapa. Confira cada uma delas: 

Identifique o problema

O primeiro passo para o mapeamento de processos é fazer um diagnóstico de cada atividade, funcionário e equipamento da empresa. Assim, será possível distinguir todos os componentes e as sequências dos processos internos e identificar gargalos, déficits e atividades que requerem melhorias. Para isso, você pode convidar um profissional de cada área ou disparar uma pesquisa interna. 

Determine seus objetivos 

Com as melhorias que precisam ser feitas identificadas, é hora de definir o que é prioridade e o que pode esperar mais um pouco. Ou seja, você vai definir qual é o seu objetivo geral e quais são os específicos. A partir disso, será possível engajar a equipe com base nas mesmas percepções e evitar a dispersão ou a perda de foco. 

Delimite funções e organize tarefas

Com os objetivos em mente, mapeie onde inicia e onde termina cada tarefa e demanda. Documente todas as saídas, entradas e as funções dos envolvidos em cada etapa do trabalho. A partir disso, delegue novas funções e tarefas e faça as mudanças necessárias para distribuir melhor os recursos e custos. 

Finalize a estratégia e teste

Ao finalizar o mapeamento, revise cada uma das etapas e valide com as partes interessadas e envolvidas. Com a equipe reunida, faça alguns questionamentos: 

1. Esta é a melhor versão possível do processo?

2. Alguma etapa foi esquecida?

3. Há etapas duplicadas ou que devem ser modificadas?

4. Como podemos deixar o processo ainda melhor?

5. Peça sugestões das pessoas que trabalham nas tarefas diariamente.

Após fechar esta etapa, é hora de colocar o mapeamento de processos em atividade. Afinal, nada melhor do que a prática para validar o seu levantamento. No mercado, existem consultorias de tecnologia especializadas nessa área. Então, se você ficou com qualquer dúvida, fale com a gente!